Москва

    Питер

    Новосибирск

    Москва

    Питер

    Новосибирск

    Москва

    Питер

    Новосибирск

Вход Регистрация

Примите, распишитесь: правила деловой переписки

17 авг 2016, Ср 18:22Просмотров: 396

Деловая переписка занимает существенную, чуть ли не ключевую, часть нашей профессиональной жизни. Зачастую именно через неё мы договариваемся о важных вещах, выясняем вопросные ситуации и решаем некоторые проблемы. Но стоит помнить: помимо того, что переписка — это ежедневный инструмент, она также является лицом вашей компании и лично вашим лицом. От неё зависит, какое впечатление вы произведёте на получателя, а, соответственно, и дальнейший успех предприятия. Поэтому деловой переписке стоит уделять отдельное внимание.

Примите, распишитесь: правила деловой переписки

Источник: pixabay.com

Существует два подхода к деловой переписке: европейский и американский.


Европейский метод — воплощение традиционного официального стиля, насыщенного канцеляризмами, штампами, стандартными выражениями и причастными оборотами. До некоторых пор подавляющее большинство деловых писем было написано именно таким языком.

А вот американский подход — это тот же официальный стиль но, так сказать, с человеческим лицом. Уважительная и выдержанная манера общения тут лексически упрощена, поэтому не выглядит такой сухой и чопорной. Согласитесь, текст, написанный канцелярским языком, воспринимается как выдержка из документа, потому подсознательно ассоциируется с плохими новостями — судебной повесткой, банковскими счетами, договорами...


Это вовсе не значит, что европейский плохой, а американский — хороший.


Всё зависит от характера сообщения и получателя. В первом случае вы словно выражаете своё намерение ссылаться на силу законов и правил и продемонстрировать свою бесстрастность и объективность (поэтому он и подходит для донесения обстоятельств негативных событий). Во втором — показываете своё неравнодушие и вовлеченность, а также, что собираетесь поговорить с получателем по-человечески.

Тенденции таковы, что именно «человеческий» слог становится основой делового общения, а казённый остаётся уделом документов. В чём же он выражается? Всё просто — в живом языке, а не «машинных» формах.

1. В отказе от безличности отправителя: «мы предлагаем», а не «компания предлагает»; или «предлагаем» вместо «предлагается».

2. В прямых обращениях: «пожалуйста, сообщите», а не «информацию следует сообщить».

3. Ясных обозначениях и оценке: «продать» вместо «осуществить продажу», «хороший» вместо «должного качества» и т. д.

Примите, распишитесь: правила деловой переписки

Источник: pixabay.com


Также дадим пару советов касаемо оформления письма.


Если у вас несколько адресатов, то советуем в поле получателя указывать свой e-mail, а в скрытых копиях — все остальные адреса. Таким образом можно продемонстрировать индивидуальный подход к каждому, а также не дать получателям узнать о существовании друг друга, если это требуется.

Вы наверняка слышали, что тема письма должна быть такая, чтобы захотелось его открыть. Но это в том случае, если у вас «продающее письмо». Во всех остальных же ситуациях в теме должна быть указана основная информация с ключевыми словами. Делается это для того, чтобы потом письмо легко можно было найти. А когда на него придёт ответ - идентифицировать и сразу понять, о чём идёт речь.

И несколько очевидных требований, которые, тем не менее, некоторые забывают соблюдать. Не удалять предыдущие сообщения в истории переписки. Разумеется, подписываться под каждым письмом, даже в переписке. Давать адекватные имена вложенным файлам. Кстати, что касается файлов, то следите за их размером: зависший гаджет из-за открывания скана в 20 МБ (разумеется, исключая предусматривающих того ситуаций) вызовет только злость. Причём не на гаджет, а на вас.

С уважением, «Элементарно, Ватсон!»

Фотография на главной странице: pixabay.com
Понравилось? Поделись с друзьями:

Комментарии
Только зарегистрированные пользователи могут оставлять комментарии
На эту тему